1. Inleiding
Het Texelfonds heeft gedetailleerde statuten, vastgesteld op 26 november 2014, waarin al veel beschreven en geregeld is. Daarnaast legt dit Huishoudelijk Reglement enkele zaken nader vast.
2. Bestuur
1. Het bestuur van het fonds houdt zich bezig met de dagelijkse gang van zaken.
2. In de bestuursvergaderingen worden projecten en aanvragen beoordeeld en wordt definitief besloten.
3. Het bestuurslid aanvragen toetst de aanvragen op volledigheid en stelt een synopsis op ter besluitvorming van het bestuur. Na toekenning of afwijzing is dit bestuurslid verantwoordelijk voor de schriftelijke afhandeling van de aanvraag zoals door het bestuur is vastgesteld.
4. Het bestuur bestaat uit minimaal drie en maximaal zeven personen.
5. Het bestuur benoemt uit haar midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
6. Het vergaderrooster van elk jaar wordt vastgesteld in de laatste vergadering van het jaar en op de website gepubliceerd.
7. Het bestuur verdeelt in onderling overleg de functies, taken en portefeuilles.
8. Het bestuur kan zich laten ondersteunen door één of meerdere adviseurs.
9. Het bestuur werkt actief aan het vormgeven van transparantie en verantwoording.
10. Het bestuur legt via de website van het fonds verantwoording af en organiseert hiervoor ook jaarlijks een openbare vergadering.
11. Het bestuur stelt naast dit huishoudelijk reglement een beleidsplan en een communicatieplan op.
3. De Raad van Advies
1. De Raad van Advies bestaat uit deskundigen met een specifieke expertise en/of een netwerk dat van belang is ter ondersteuning en of aanvulling van het werk van het fonds
2. De Raad van Advies adviseert het bestuur, gevraagd of ongevraagd, over alle aangelegenheden het Texelfonds betreffende.
3. Het bestuur van het fonds vergadert minimaal twee maal per jaar samen met de Raad van Advies.
4. Vacatures
1.In geval van vacatures start het bestuur, drie maanden voordat de zittingstermijn van het af te treden bestuurslid eindigt, een procedure waarin breed gezocht wordt naar de juiste kandidaat aan de hand van een door het bestuur vastgesteld profiel.
2.Het bestuur stelt een sollicitatiecommissie van tenminste twee bestuursleden in.
3.Kandidaten die voldoen aan de profielschets kunnen door het bestuur uitgenodigd worden om solliciteren.
4.De sollicitatiecommissie maakt een eindverslag van de gesprekken en doet hierin- in overleg met de voorzitter- een voorstel dat voorgelegd wordt aan het voltallig bestuur.
5.Een bestuursfunctie is niet mogelijk voor diegenen die lid zijn van het college van Burgemeester en Wethouders en leden van de Gemeenteraad.
6.Het bestuur vermeldt het rooster van aftreden op haar website.
5. Taken van de voorzitter:
1. Het geven van leiding
2. Het ontwikkelen van visie, beleid en strategie
3. Het vertegenwoordigen van de organisatie
4. Bewaking en naleving statuten en huishoudelijk reglement
5. Voorbereiden en voorzitten bestuursvergaderingen
6. Opstellen en bewaken rooster van aftreden
7. Voeling houden met maatschappelijk krachtenveld
8. Woordvoering richting media
9. Bewaking van de ANBI status van het fonds
10. Bewaking kwaliteit van de organisatie
6. Taken van de secretaris:
1. Inrichten van de organisatie
2. Optimaliseren en bijhouden database
3. Afdoen schriftelijke correspondentie en besluiten
4. Verslaglegging van de bestuursvergadering
5. Opmaken jaarverslag
6. Facilitaire zaken zoals huisvesting, automatisering e.d.
7. Zorg dragen voor de uitvoering van het proces van behandeling aanvragen, de toekenning en afwijzing
7. Taken van de penningmeester:
1. Inrichten van de financieel administratieve processen
2. Beheren van de financiële administratie
3. Zorg dragen voor de jaarlijkse financiële verslaglegging
4. Zorg dragen voor vermogensbeheer en beleggingsbeleid
5. Bewaking voortgang financiën (opstellen begroting) signaleren en bijsturen
6. Bepalen financiële prioriteiten (met inachtneming doelstellingen)
8. Strategie
1. Het bestuur ontwikkelt een beleidsplan voor het uitwerken van de missie, de doelstellingen en de visie. Eén van de hoofdlijnen is het benadrukken van het lokale karakter van het fonds.
2. Daarnaast zorgt het bestuur voor een communicatieplan waarin wordt beschreven hoe het fonds zich profileert. Een communicatieplan omvat in elk geval de volgende bepalingen:
a. het onderhouden van contacten met de bevolking om informatie over ontwikkelingen in de samenleving te verzamelen
b. het onderhouden en informeren van geïnteresseerden via de website.
9. Kwaliteitsbewaking
1. Het bestuur werkt voortdurend aan kwaliteitsbewaking.
2. Interne procedures zijn vastgelegd in dit huishoudelijke reglement.
3. Externe procedures liggen vast in de aanvraagprocedure en het evaluatie- en monitoring-systeem dat in elk geval de volgende bepalingen bevat:
a. financiële en sociale rapportage
b. omschrijving van de maatschappelijke doelen
c. voortgangsevaluatie
d. verbeterpunten voor nieuwe projecten
10. Wijzigen van dit document
Dit huishoudelijk reglement kan door het bestuur worden gewijzigd.
11. Onvoorziene situaties
In gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter, na overleg met de overige bestuursleden.
12. Inwerkingtreding
Het huishoudelijk reglement treedt in werking met ingang van de dag volgend op de dag waarop het bestuur het huishoudelijk reglement heeft vastgesteld.
Vastgesteld in de bestuursvergadering van 19-04-2017
De heer J.Beijert , voorzitter
Mevrouw J.S. Kuijper - Roeper, bestuurssecretaris
